Jälleen on se aika vuodesta, kun tontut liikkuvat ikkunan takana ja Korvatunturin porot alkavat olla lähtöviivalla. Samaan tahtiin moni yrittäjä ja yritys pohtii henkilökunnan lahjoja ja niiden verotuksellisuutta.
Tästä blogista löydät vastauksia mitä lahjoja voi antaa yhteistyökumppa-neille ja henkilökunnalle missäkin tilanteessa ilman, että verottaja muistaa lahjan antajaa tai saajaa laskulla jälkikäteen.
Verovapaalla lahjalla tarkoitetaan sitä, että lahjan saajan ei tarvitse maksaa siitä erillistä veroa. Lahjan antajalle lahja on verotuksessa vähennyskelpoinen kulu. Arvonlisäveroa annetusta lahjasta harvoin huomioidaan, koska lahjan katsotaan tulevan saajalleen yksityiseen käyttöön.
Joulun ajan lahjat henkilökunnalle
Henkilökunnalle annettu lahja katsotaan verovapaaksi, jos lahja on kohtuullinen eikä se ole rahaa tai rahaan rinnastettavaa (esim. yksilöi-mätön lahjakortti). Kohtuullisuuden raja yksittäiselle työntekijälle on vuoden aikana maksimissaan 100 euroa. Henkilökunnasta ei voi valita kilttejä ja tuhmia työntekijöitä, vaan lahjat täytyy antaa koko henkilökunnalle arvoltaan samansuuruisena.
Yleisin lahja on lahjakortti, jolla työntekijä voisi valita itselleen mieluisen lahjan. Lahjakortin antamisessa täytyy olla tarkkana, että lahjaa ei katsota saajalleen palkaksi. Esimerkiksi lahjakortti Citymarketiin on rahaan rinnastettava yksilöimätön lahja, joka katsotaan saajalleen palkaksi. Samoin myös erilaiset joulurahat ja bonukset ovat saajalleen aina palkkaa arvosta riippumatta.
Verotuskäytännössä on kuitenkin poikkeus lahjakortin verotukseen, jos kyseessä on yksilöity lahjakortti. Yksilöity lahjakortti tarkoittaa, että lahjan antaja on selvästi rajannut, mitä tuotteita lahjakortilla voi hankkia. Edellytyksenä on lisäksi, että lahjakortti on henkilökohtainen ja sitä ei voida muuttaa rahaksi. Tällainen lahjakortti oikeuttaa valitsemaan tietyn tuotteen monien tuotteiden joukosta. Yksilöity lahjakortti voi olla myös sellainen, josta lahjan saajalla on mahdollisuus valita esim. yksi tuote kolmesta lahjan antajan valitsemasta tuotteesta. Tässä tapauksessa kyseessä on siis jo ennakkoon yksilöity lahjakortti ja se on saajalleen verovapaata.
Muita esimerkkejä verovapaasta lahjasta on esine, pääsylippu tai palvelu, herkkukori, joulukinkku jne. Palkkaa lahjan saajalle katsotaan olevan myös vapaasti valittavissa oleva ja itse hankkima lahja, jonka lahjan antaja korvaa ”kuittia vastaan”.
Muut henkilökunnan muistamiset
Henkilökuntaansa voi muistaa kohtuullisella lahjalla myös tavanomaisien merkkipäivien kunniaksi. Tavanomaisiksi merkkipäiviä ovat 40-, 50-, 60- ja 70- vuotissyntymäpäivät, hääpäivä, pitkäaikaiseen palvelukseen perustuva merkkipäivä (vähintään 10 vuotta) ja eläkkeelle siirtyminen. Merkkipäivän muistaminen on kohtuullinen, kun sen arvo vastaa enintään lahjan saajan 2 viikon bruttopalkkaa.
Merkkipäivä muistamisia ei siis huomioida 100 euron rajaan eli työntekijälle voi saman vuoden aikana antaa joululahjan ja merkkipäivämuistamisen, kunhan lahjan arvon on kummassakin tapauksessa kohtuullinen.
Jos henkilökuntaa haluaa muistaa lahjalla muuten kuin jouluna tai merkkipäivänä, täytyy muistaa pitää huoli, että lahjojen arvo jää vuodessa alle 100 euroa.
Kynä ja heijastin pakettiin eli mainoslahjat
Yhteistyökumppaneille annetut lahja on lahjan antajan verotuksessa täysimääräisesti vähennyskelpoisia sekä tulo- että arvonlisäverotuksessa. Vähennyskelpoisuuden edellytyksenä on kuitenkin, että annettu lahja on verrattavissa tavanomaiseen mainoslahjaan. Tavanomaisuuden rajana pidetään max. 35 euron arvoista lahjaa. Mainoslahja voi olla yrityksen oma tuote. Mainoslahjan pääasiallisena tarkoituksena on aina myynnin edistäminen, ei niinkään varsinainen lahja.
Pullo pakettiin ja rusetti päälle eli edustuslahjat
Edustuslahjat annetaan yrityksen ulkopuolisille henkilöille, eli yhteistyökumppaneille. Edustuslahjan erottaa mainoslahjasta se, että edustuslahja on tavanomaista mainoslahjaa suurempi ja lahja on valittu vastaanottajaa yksilöllisemmin huomioiden. Edustuskuluista 50% on yrityksen tuloverotuksessa vähennyskelpoista, mutta arvonlisäverotuksessa edustuslahja on vähennyskelvotonta.
Alkoholia sisältävät lahjat eli ns. lahjapullot on katsottu verotuksessa aina olevan edustuslahjoja.
Henkilökuntajuhlat ja verotus
Yritys voi vähentää tietyin ehdoin sekä tulo- että arvonlisäverotuksessaan henkilökunnan virkistysjuhlat (pikkujoulut, kesäpäivät jne.), vuosijuhlat tai muut vastaavat tavanomaiset juhlatilaisuudet.
Edellytykset ja ehdot juhlien vähennyskelpoisuudelle ovat:
- Juhlien järjestelykustannukset ja järjestämistiheys ovat tavanomaisia ja kohtuullisia.
- Juhlat ovat yrityksen määräämänä aikana ja määräämässä paikassa.
- Juhliin on pääsy yrityksen koko henkilökunnalla. Isommissa yrityksissä mahdollisuus myös rajata henkilökunnan osallistuminen osasto- tai tulosyksikkötasolla.
- Osallistujien pitää olla järjestävän yrityksen henkilökuntaa ja johtoa. Henkilökuntaan luetaan myös palkattomat harjoittelijat ja vuokratyöntekijät.
- Juhlien osallistujat pitää dokumentoida eli osallistujat pitää voida olla todennettavissa jälkikäteen.
Yllä mainittujen ehtojen täyttyessä voi tulo- ja arvonlisäverotuksessa vähentää kaikki juhlien järjestämisestä aiheutuvat kulut. Juhlien kuluja ovat esimerkiksi ruoka- ja juomakulut, ohjelmakulut, tilavuokrat jne. Myös alkoholikulut ovat vähennyskelpoisia, kun yllä olevat ehdot täyttyvät.
Yritys voi kustantaa ja vähentää verotuksessa myös matkakustannukset, jos tapahtuma on muualla kuin henkilökunnan varsinaisella työpaikalla.
Jos juhlissa on henkilökunnan lisäksi kutsuttuna yhteistyökumppaneita tai asiakkaita, juhla ei ole enää henkilökuntajuhla ja siten täysi vähennyskelpoisuus poistuu. Tuloverotuksessa on edelleen mahdollisuus vähentää puolet kuluista (kulut merkitään edustuskuluiksi), mutta arvonlisäveroja ei ole mahdollisuus vähentää. Joskus myös henkilökunnan puolisot kutsuttuina yrityksen juhlaan, tässä tapauksessa vähennysoikeus ei koska verotuksessa puolisoiden osuutta.
Tärkeä on myös muistaa, että vähennysoikeuteen oikeuttavat vain kuitit, jotka ovat tallessa vielä juhlien jälkeenkin ja toimitettuna kirjanpitoon 
Myös virtuaalisesti järjestetyt etäpikkujoulut tai henkilökuntajuhlat on mahdollisuus järjestää vähennyskelpoisesti. Yritys voi järjestää henkilökunnalleen ruokien ja juomien toimituksen kotiin tai ne voi hakea yrityksen osoittamasta tietystä paikasta. Ruoka- tai juomalahjakortit ovat veronalaista palkkaa.
Löysitkö vastauksen etsimääsi vai jäitkö vielä miettimään jotain? Ota yhteyttä, jos voin jotenkin olla avuksi yrityksen kirjanpitoon liittyvissä asioissa.
Hannele Knaapila
