Potkut tilitoimistolle – miten ja milloin kannattaa vaihtaa tilitoimistoa?

Kirjanpitäjä ja tilitoimisto on yksi yrittäjän tärkeimmistä kumppaneista. Kirjanpitäjä laittaa yrityksen numerot järjestykseen ja laatii yrityksen tärkeimmät tunnusluvut. Ilman näitä yrityksen johtaminen ja yrittäjänä toimiminen on sama kuin yrittäisi ajaa autoa ilman rattia. Auto menee eteenpäin painamalla kaasua, mutta et pysty ohjaamaan ajoneuvoa ilman rattia ja tuloksena on lopulta törmääminen puuhun tai seinään.

Yrityksesi tärkeimmän kumppanin valintaan kannattaa käyttää aikaa ja harkintaa. On olemassa monenlaisia tilitoimistoja, ja varsinkin yritystoiminnan alussa yrittäjä päätyy usein valitsemaan sen ensimmäisen kohdalle osuvan. Tämä on luonnollista, yritystoiminnan alussa on todella paljon kaikkea muutakin mietittävää.

Tilitoimiston valinta ei tarvitse olla lopullinen ensimmäisellä kerralla, eikä vielä toisellakaan tai edes viidennellä, jos yhteistyö ei vastaa odotuksiasi. Kirjanpitäjä pitää yrityksesi taloudesta huolta, mutta lopulta olet vastuussa yrityksestäsi itse. Valitse tilitoimisto, jonka toimintaan voit luottaa 110% ja yhteistyö toimii odotuksiesi mukaisesti.

Syytä vaihtaa tilitoimistoa?

Syitä tilitoimiston vaihtamiseen monia, esimerkiksi yrityksesi toiminta on kasvanut alussa valitsemastasi tilitoimiston kapasiteetin yli, kirjanpitäjäsi on jäämässä eläkkeelle tai tilitoimiston järjestelmät eivät vastaa nykyajan vaatimuksia.

Kirjanpitäjäsi tai tilitoimistosi ei puhu kanssasi samaa kieltä, eli toisin sanoen teidän kommunikointinne ei vain kerta kaikkiaan kohtaa, toisen puhuessa aidasta ja toisen puheessa käsitellään aidan seipäitä. Tematiikka sama, mutta kumpikaan ei toistaan ymmärrä eikä asia edisty. Usein toimivan yhteistyön löytymisessä ratkaisee kokonaisuus.

Jos intuitiosi sanoo, että yhteistyö ei nykyisen tilitoimiston kanssa toimi, tämä kannattaa ottaa avoimesti puheeksi kirjanpitäjäsi kanssa. Yrittäjä ja kirjanpitäjä ovat eri alojen ammattilaisia ja toisinaan kommunikointi korjaantuu avoimella keskustelulla. Jos kuitenkin edelleen tuntuu siltä, että et ole tyytyväinen, älä tyydy palveluun, joka ei vastaa odotuksiasi.

Miten?

Tilitoimiston vaihtoa ei kannata kuitenkaan pelätä. Prosessi ole niin hankalaa ja vaikeaa kuin pelotellaan. Kannattaa kuitenkin varata aikaa eri tilitoimistojen vertailuun. Tutustu nettisivuihin, kysy suositteluja kollegoilta, ota suoraan yhteyttä tilitoimistoihin.

Nykyään lähes kaikkien tilitoimistojen kotisivuilla on yhteydenottokaavake, jonka kautta on helppo ottaa kontaktia tilitoimistoihin. Tarjoukset kannattaa pyytää kirjallisina 2-3 eri tilitoimistolta, jolloin pystyt vertailemaan tarjouksia keskenään ja valitsemaan juuri sinulle parhaiten sopivan palvelun. 

Uusi kirjanpitäjä tai tilitoimiston edustajan kannattaa pyrkiä mahdollisuuksien mukaan aina myös tapaamaan kasvokkain. Tapaamisessa pystyt arvioimaan itse mikä fiilis kirjanpitäjästä tai tilitoimistosi edustajasta sinulle jää, jolloin tiedät, miten kommunikointinne sujuu jatkossa.

Nykyään tilitoimiston ei missään tapauksessa tarvitse olla samalla paikkakunnalla kuin yrityksesi on, vaan tilitoimiston voi valita ympäri Suomen. Silloin kun tapaaminen on hankala järjestää, kannustan käymään vähintään puhelinkeskustelun kirjanpitäjän tai tilitoimiston edustajan kanssa, jolloin saat helpommin luotua käsityksen tilitoimiston fiiliksistä. Ne ovat tärkeitä uuden yhteistyökumppanin valinnassa.

Osaava tilitoimisto osaa neuvoa sinua, miten toimia siirrettävän materiaalin kanssa ja miten vaihto sujuu kaikkein helpoiten ja mahdollisimman kevyesti, niin ettei yrittäjän tarvitse itse kantaa siitä huolta.  Voit pyytää tämän huomioimaan jo tarjousta tehdessäsi.

Milloin?

Monilla yrittäjillä on myös harhakäsitys, siitä että tilitoimistoa voi vaihtaa ainoastaan tilikauden päättyessä ja uuden tilikauden alkaessa. Tämä ei kuitenkaan pidä paikkaansa. Tilitoimistoa voi vaihtaa milloin vain ja myös kesken tilikauden. Osaava tilitoimisto osaa jatkaa selkeästi siitä mihin edellinen tilitoimistosi jäi.

Esimerkki tilitoimiston vaihdosta tilikauden päättyessä:

Tilikautesi päättyy 31.12. ja aloitat yhteistyön uuden tilitoimiston kanssa 1.1. Olette sopineet siten, että vanha tilitoimisto tekee tilinpäätöksen. Vanha tilitoimisto tarvitsee sinulta siis vielä tammi- helmikuun materiaalit, että voi tarkistaa onko siellä päättyneelle tilikaudelle kuuluvia tositteita. Uusi tilitoimisto kuitenkin tekee myös sinulle tammi-helmikuun kirjanpidon. Maksat siis kahdelle tilitoimistolle yhtä aikaa.

Sen sijaan, että olisit vaihtanut tilitoimistoa jo esim. syyskuussa, jolloin vanha tilitoimistosi tekee sinulle elokuun kirjanpidon ja uusi tilitoimisto jatkaa syyskuun kirjanpidosta eteenpäin. Näin ollen et ole kahden tilitoimiston loukussa, jos vaihdat kirjanpitosi jo ennen tilikauden päättymistä.

Tilitoimistoa voi vaihtaa juuri silloin kun vaihtamiselle on tarvetta. Ei siis tarvitse odottaa tilikauden päättymistä.

Tarkista kuitenkin nykyisen tilitoimistosi irtisanomisaika ja keskustele avoimesti vaihtoaikataulusta. Usein irtisanomisajasta voi neuvotella, varsinkin siinä tilanteessa, jos asiat vanhan tilitoimiston kanssa on jo kovasti solmussa.

Miten välttää edelliset ongelmat uudessa tilitoimistossa?

Uuden tilitoimiston kanssa kannattaa ottaa puheeksi rehellisesti, mikä vanhassa tilitoimistossa ei ollut toimivaa ja mihin asioihin erityisesti haluaisit uuden tilitoimiston kiinnittävän huomiota. Näin vältät joutumasta samoihin ongelmiin uuden tilitoimiston kanssa.

Varaamalla aikaa itsellesi tilitoimiston etsintään ja vertailuun säästät aikaa ja mielenrauhaa tulevaisuudessasi. Tilitoimistoissa on yleisesti pitkät asiakassuhteen, joten hyvän tillitoimiston löydettyäsi yhteistyönne saattaa kestää vuosikymmeniä, sen etsintään kannattaa siis varata aikaa.

Pyytää suosituksia hyvistä tilitoimistoista myös yrittäjäkollegoiltasi. Yleinen ja suurin virhe on vertailla tilitoimistoa halvimman hinnan mukaan. Hyvää ja halpaa on tunnetusti vaikea saada samassa paketissa.  

Muutama kommentti Pukinkulman Tilitiimi Oy:n asiakkailta:

Ai, että kun meni helposti. Minun ei tarvinnut kuin ilmoittaa Pukinkulman Tilitiimille, että haluan vaihtaa. He hoitivat kaiken siirtämiseen liittyvän puolestamme, jopa mappien noudon edelliseltä tilitoimistolta. Vaihdoimme kesken tilikauden ja olemme olleet hyvin tyytyväisiä vaihtoon”  Harri, taksialan yrittäjä Pohjanmaalta.

Kyllä ihan hymyssä suin maksaa nykyään laskuja, kun tietää mistä kirjanpitolasku koostuu ja tiedot tulevat aina ajallaan. Neuvoa ja apua voi kysyä myös iltaisin. Kyllä kannatti vaihtaa tilitoimistoa!” Marko, rakennusalan yrittäjä Keski-Suomesta.

”Tilitoimiston vaihtaminen sujui todella helposti ja huoletta. Joka paikassa pelotellaan, että tilitoimiston vaihtaminen on työlästä ja aikaa vievää. Ei kyllä pitänyt paikkansa. Kirjanpitäjämme jatkoi sujuvasti siitä, mihin edellinen kirjanpitäjä jäi. Ihan turhaan lykkäsin tilitoimiston vaihtoa. Jos olisin tiennyt vaihtamisen olevan näin sujuvaa, olisin vaihtanut jo aikaisemmin!” Rami, monialan yrittäjä Pohjanmaalta.

Lisätietoa Pukinkulman Tilitiimi Oy:sta löytyy täältä ja yhteyden meihin saat täältä.

Hannele Knaapila

Kirjoittaja on taloushallinnon moniosaaja, joka on työskennellyt yli 10 vuotta taloushallinnon alalla monissa eri tehtävissä kirjanpitäjästä johtotehtäviin sekä pörssiyhtiön talouspäällikkönä. Helmikuusta 2019 alkaen Hannele on luotsannut omaa tilitoimistoaan, jonka perimmäisenä toiminta-ajatuksena on olla asiakaslähtöinen tilitoimisto, jossa tilitoimistopalvelut tuottaa yrittäjä yrittäjille.